Komunikaty

Ad I. Zasadniczą zmianą dotyczącą rejestracji firm audytorskich jest jej elektronizacja, co oznacza składanie wniosku o wpis, wniosku o zmianę danych oraz wniosku o skreślenie firmy audytorskiej wraz dołączonymi do nich dokumentami i oświadczeniami wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie internetowej Agencji[1].

W celu usprawnienia procesu rejestracji firm audytorskich, w przypadku danych na liście, o których mowa w art. 57 ust. 2 pkt 5, 6, 8, 9 i 12 ustawy, wraz z wnioskiem o wpis na listę bądź z wnioskiem o zmianę danych podlegających wpisowi na listę, zamiast wymaganych dokumentów można przedstawić oświadczenie o zgodności tych danych ze stanem faktycznym i prawnym. Oświadczenie to powinno być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji wnioskodawcy lub przez jego pełnomocnika[2] i złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia. Powyższa klauzula zamieszczona w oświadczeniu zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Przyjęcie takiego rozwiązania, w uzasadnieniu ustawodawcy, ma na celu zwrócenie szczególnej uwagi na konieczność podawania danych zgodnych z prawdą, ponieważ w interesie publicznym i dla ochrony szeroko rozumianych interesariuszy niezbędne jest, aby publikowane dane prze Agencję były jak najbardziej wiarygodne, co ma szczególne znaczenie przy wykonywaniu usług zaufania publicznego.

Analogiczne regulacje w zakresie składania oświadczeń[3], jak wskazano powyżej, przewidziano dla wniosku o wpis oraz o zmianę danych podlegających wpisowi na listę firm audytorskich z państw trzecich, o której mowa w art. 204 ust. 1 ustawy.

Uproszczenia w zakresie dokumentowania danych na liście dotyczą również dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań odnoszących się do formy organizacyjno-prawnej oraz przedmiotu wykonywanej działalności, o których mowa w art. 46 i 47 ustawy, np. wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a także potwierdzenia uiszczenia opłaty – wydruk bankowy, albowiem nie wymagają dodatkowego opatrywania ich podpisem przez wnioskodawcę lub jego pełnomocnika, czy też uwierzytelnienia.

Wprowadzone zmiany w ustawie doprecyzowały sposób postępowania w przypadku składania wniosku o aktualizację danych na liście firm audytorskich[4]. Agencja dokonuje zmiany danych na liście w drodze czynności materialno-technicznej (tak jak ma to miejsce obecnie), do której nie stosuje się przepisów ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego. Odmowa zmiany danych podlegających wpisowi na listę następuje w drodze decyzji administracyjnej, co zapewnia zachowanie dla firm audytorskich pełnych gwarancji procesowych. Rozwiązanie powyższe jest wzorowane na innych przepisach, zgodnie z którymi dla odmowy dokonania czynności przewidziano rozstrzygnięcie w drodze decyzji administracyjnej, zaś rozstrzygnięcie pozytywne przybiera postać czynności materialno-technicznej.

Termin na dokonanie zgłoszenia aktualizacji danych na liście pozostał bez zmian i wynosi 30 dni od dnia ich zaistnienia.

Ad II. Główną zmianą w znowelizowanej ustawie jest wprowadzenie, jako podstawowego trybu kontroli, jej przeprowadzanie w sposób zdalny. Tym trybem kontroli będą objęte wszystkie kontrole (kontrole planowe, doraźne i tematyczne)[5].

Jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli, istnieje możliwości przeprowadzenia kontroli w siedzibie Agencji lub w siedzibie kontrolowanej firmy audytorskiej lub w miejscu wykonywania przez nią działalności[6].

W związku z tym, że podstawowym trybem kontroli jest kontrola zdalna, doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zaś dowodem doręczenia jest w takim przypadku potwierdzenie transmisji danych. Doręczenie następuje na adres poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 57 ust. 2 pkt 12 ustawy, czyli adres do korespondencji wskazany na liście firm audytorskich, przy czym firma audytorska może wskazać Agencji inny adres poczty elektronicznej do doręczeń związanych z kontrolą.

Jeśli kontrola będzie prowadzona w sposób zdalny, dokumenty przekazywane podczas kontroli będą wymagały opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jednocześnie w odniesieniu do innych niezbędnych dokumentów związanych z kontrolą, które zostały sporządzone w postaci papierowej, koniecznym będzie sporządzenie ich odwzorowania cyfrowego, a następnie opatrzenie tego odwzorowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym[7].

W czasie kontroli firma audytorska będzie stosowała środki komunikacji elektronicznej umożliwiające wykonywanie czynności kontrolnych, w tym przekazywanie obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym oraz składała wyjaśnienia, oświadczenia oraz dokumenty kierowane do Agencji w formie pisemnej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Jeżeli w trakcie kontroli nie będzie możliwe przeprowadzenie czynności w powyższy sposób czynność będzie przeprowadzona w siedzibie kontrolowanej firmy audytorskiej po poinformowaniu przez osobę kontrolującą o braku możliwości przeprowadzenia tej czynności. Czas pomiędzy taką informacją a wykonaniem czynności jest czasem przerwy nie wliczającym się do czasu kontroli. Przerwa nie może być dłuższa niż 5 dni roboczych[8].

W przypadku kontroli prowadzonej w siedzibie Agencji na żądanie osoby kontrolującej firma audytorska będzie stosowała środki komunikacji elektronicznej umożliwiające wykonywanie czynności kontrolnych, w tym przekazywanie obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym oraz składała wyjaśnienia, oświadczenia oraz dokumenty kierowane do Agencji w formie pisemnej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jeśli jednak w trakcie tak prowadzonej kontroli nie będzie możliwe wykonanie czynności przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, czynność będzie przeprowadzona w siedzibie Agencji lub kontrolowanej firmy audytorskiej po poinformowaniu przez osobę kontrolującą o braku możliwości przeprowadzenia tej czynności. Czas pomiędzy taką informacją a wykonaniem czynności jest czasem przerwy nie wliczającym się do czasu kontroli. Przerwa nie może być dłuższa niż 5 dni roboczych[9].

Ad III. Ze względu na zmiany w ustawie o rachunkowości dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych w formacie i zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu 2019/815 dodany został punkt 6 w art. 83 ust. 6, w świetle którego w przypadku sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z wymogami określonym w rozporządzeniu 2019/815 biegły rewident w sprawozdaniu z  badania powinien wypowiedzieć się w postaci opinii, czy badane skonsolidowanego sprawozdania finansowego zostało oznakowane zgodnie z wymogami rozporządzenia 2019/815. Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie w przypadku badania skonsolidowanych sprawozdań finansowych emitentów, którzy będą mieli obowiązek znakowania tych sprawozdań oraz w przypadku innych jednostek sporządzających skonsolidowane sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, które skorzystają z  możliwości znakowania takiego sprawozdania.

Ad IV. Zmiany przepisów ustawy dotyczące przeprowadzania posiedzeń i podejmowania uchwał przez Radę Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego oraz organy Polskiej Izby Biegłych Rewidentów mają charakter porządkujący i regulujący istniejącą praktykę, która jest wynikiem zmieniającej się rzeczywistości i postępującej cyfryzacji.

W rezultacie wprowadzonych zmian posiedzenia Rady Agencji mogą odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej[10], natomiast uchwały mogą być podejmowane w trybie obiegowym^[11]. Odpowiednie zmiany w powyższym zakresie zostały wprowadzone w przepisach regulujących przeprowadzanie posiedzeń i podejmowanie uchwał przez organy Polskiej Izby Biegłych Rewidentów[12].

Zachęcamy Państwa do zapoznania się z pełną treścią zmian przepisów ustawy opublikowanej na stronie: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2021/2106

[1]art. 62a ustawy

[2] art. 57 ust. 3a i 5a ustawy

[3] art. 204 ust. 2 pkt 5, 6, 8 i 9 ustawy

[4] art. 57 ust. 3, ust. 3a-3b

[5] art. 115a ust. 1, art. 123 ust. 8, art. 123a ust. 8, art. 124 ust. 7.

[6] art. 115a ust. 2

[7] art. 115a ust. 3

[8] art. 115b ust. 5-7

[9] art. 115c

[10] art. 94l ust. 2a ustawy

[11] art. 94m ust. 3 i 3a ustawy

[12] art. 43a ustawy