Informacje dla sygnalistów

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego

W terminie nie dłuższym niż 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie zgłoszenia jest przekazywane w takiej formie, w jakiej zostało dokonane zgłoszenie.

Sygnalista otrzyma również informację, jeżeli:

• zgłoszenie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia wraz z podaniem przyczyn (w przypadku zgłoszeń, które nie dotyczą naruszeń lub działań mogących skutkować naruszeniem);
• wyniknie konieczność uzupełnienia informacji.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego nie jest przesyłane sygnaliście w przypadku, gdy:

1) sygnalista wystąpił z wnioskiem o nieprzesyłanie mu potwierdzenia;

2) istnieją uzasadnione podstawy, aby sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

3) nie jest możliwe ustalenie danych kontaktowych (w przypadku zgłoszenia anonimowego).

Niezwłocznie po wpłynięciu zgłoszenia następuje weryfikacja zgłoszenia:

1) czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, w tym czy podlega ono rozpatrzeniu w ramach Procedury;

2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Agencji;

3) czy zgłoszenie jest dokonywane w kontekście związanym z pracą;

4) czy zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innych przepisów niż przepisy o ochronie sygnalistów;

5) czy zgłoszenie zawiera wszelkie informacje niezbędne do wszczęcia postępowania wyjaśniającego.

Informacja zwrotna

Sygnalista otrzymuje informację zwrotną nie później niż 3 miesiące od przyjęcia zgłoszenia do rozpatrzenia, o ile zgłoszenie nie zostało przekazane anonimowo. Jeżeli postępowanie wyjaśniające trwa dłużej niż 3 miesiące, Agencja przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Ochrona sygnalistów

Osoby dokonujące zgłoszeń (sygnaliści) są chronione przed działaniami odwetowymi. PANA podejmuje działania mające na celu zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty oraz ochronę przed ewentualnymi konsekwencjami związanymi z dokonanym zgłoszeniem.

Sygnalista może, niezależnie od zgłoszenia zewnętrznego do Agencji, przekazać także zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych.

Informacja o przetwarzaniu danych sygnalistów przez Polska Agencję Nadzoru Audytowego

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016 r., str. 1), dalej zwanego „RODO”, uprzejmie informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Agencja Nadzoru Audytowego, z siedzibą w Warszawie, 00-833, ul. Sienna 73.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania Pana/Pani danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pocztą elektroniczną – adres e-mail: iod@pana.gov.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu rejestracji i rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniach prawa, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów .
4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres obsługi zgłoszenia, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Pana/Pani dane nie będą udostępniane osobom nieuprawnionym do ich dostępu, chyba, że wyrazi Pan/Pani wyraźną zgodę na takie udostępnienie. Dane osobowe mogę być jednak ujawnione, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Dane nie będą udostępniane do państw trzecich.
7. W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych osobowych przysługuje Panu/Pani prawo do:
   • dostępu do treści Pana/Pani danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO
   • sprostowania Pana/Pani danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO;
   • usunięcia Pana/Pani danych osobowych, na podstawie art. 17 RODO, w szczególności jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane lub gdy były przetwarzane niezgodnie z prawem, przy czym prawo to nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne, m.in. do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego;
   • ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, na podstawie i na zasadach określonych w art. 18 RODO;
8. Podanie przez Pana/Pani danych osobowych jest dobrowolne (zgłoszenie może być dokonane anonimowo).
9. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, jak również nie będą podlegały profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
10. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.