Procedura zgłoszeń zewnętrznych

Zgodnie z art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, Polska Agencja Nadzoru Audytowego (PANA) informuje o procedurze zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów.

Informacja o procedurze zgłaszania naruszeń prawa

Polska Agencja Nadzoru Audytowego (PANA) zapewnia możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach prawa, które mogą dotyczyć działań niezgodnych z przepisami w dziedzinie należącej do zakresu działania Agencji, a także dotyczących niezgodnych z prawem działań pracowników i współpracowników Agencji, w szczególności obejmujących:

• korupcję;
• zamówienia publiczne;
• wystąpienie konfliktu interesów w związku z zadaniami realizowanymi przez pracownika lub współpracownika Agencji;
• nadużycie uprawnień lub łamanie zasad etycznych przez pracowników
  i współpracowników Agencji;
• działania mające na celu nieprzestrzeganie lub obejście przepisów prawa, szczególnie zamiar lub świadomość do osiągnięcia zabronionego skutku;
  działania na niekorzyść Agencji;
• naruszenia przepisów dotyczących obowiązku zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 95 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym;
• ochronę prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych Agencji, w szczególności systemu STREFA.

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia można dokonać na kilka sposobów:

• telefonicznie +48 538 504 129
• w formie papierowej, wysyłając na adres Agencji: ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa (z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne”) .
• w formie elektronicznej, wysyłając zgłoszenie na adres PANA@pana.gov.pl.

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane również podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Ochrona sygnalistów

Osoby dokonujące zgłoszeń (sygnaliści) są chronione przed działaniami odwetowymi. PANA podejmuje działania mające na celu zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty oraz ochronę przed ewentualnymi konsekwencjami związanymi z dokonanym zgłoszeniem.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Każde zgłoszenie zostanie potwierdzone w terminie nie dłuższym niż 7 dni od jego wpłynięcia. Sygnalista otrzyma również informację o dalszym postępowaniu oraz ewentualnych działaniach następczych.

• przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego do rozpatrzenia,
• pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia wraz z podaniem przyczyn (w przypadku zgłoszeń, które nie dotyczą naruszeń lub działań mogących skutkować naruszeniem),
• konieczności uzupełnienia informacji

Informacje zwrotne

Sygnalista otrzyma informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań, nie później niż w 3 miesiące od przyjęcia zgłoszenia do rozpatrzenia, o ile zgłoszenie nie zostało przekazane anonimowo.

Zachęcamy do korzystania z możliwości zgłaszania wszelkich nieprawidłowości, co przyczyni się do zwiększenia transparentności i bezpieczeństwa w działalności Agencji.

Sygnalista może, niezależnie od zgłoszenia zewnętrznego do Agencji, przekazać także zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Informacja o przetwarzaniu danych sygnalistów przez Polska Agencję Nadzoru Audytowego

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016 r., str. 1), dalej zwanego „RODO”, uprzejmie informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Agencja Nadzoru Audytowego, z siedzibą w Warszawie, 01-217, ul. Kolejowa 1.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania Pana/Pani danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pocztą elektroniczną – adres e-mail: iod@pana.gov.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu rejestracji i rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniach prawa, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów .
4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres obsługi zgłoszenia, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Pana/Pani dane nie będą udostępniane osobom nieuprawnionym do ich dostępu, chyba, że wyrazi Pan/Pani wyraźną zgodę na takie udostępnienie. Dane osobowe mogę być jednak ujawnione, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Dane nie będą udostępniane do państw trzecich.
7. W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych osobowych przysługuje Panu/Pani prawo do:
   – dostępu do treści Pana/Pani danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO;
   – sprostowania Pana/Pani danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO;
   – usunięcia Pana/Pani danych osobowych, na podstawie art. 17 RODO, w szczególności jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane lub gdy były przetwarzane niezgodnie z prawem, przy czym prawo to nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne, m.in. do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego;
   – ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, na podstawie i na zasadach określonych w art. 18 RODO;
8. Podanie przez Pana/Pani danych osobowych jest dobrowolne (zgłoszenie może być dokonane anonimowo).
9. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, jak również nie będą podlegały profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
10. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.